Neu bei Melin - Ich will doch nur Newsletter verschicken

Aus Melin DokuWiki

Newsletter verschicken scheint auf den ersten Blick sehr einfach zu sein: man gibt Text in eine Maske ein, und nach ein paar Minuten haben viele Tausend Abonnenten eine neue Mail in Ihrem Postfach.

Newsletter verschicken ist auch so einfach, allerdings erst wenn man alles richtig eingerichtet hat. Es ist ein großer Unterschied ob man nur eine Mail verschickt oder Tausende. Die Installation der Software ist dabei der kleinste Teil, es sind viele Entscheidungen zu treffen, diese Seite soll dabei einen ersten Überblick geben.

[bearbeiten] ASP oder Intranet

Die erste Entscheidung die gefällt werden muss ist die Art wie man die Software betreiben möchte: ASP oder auf eigenen Servern bezw. im eigenen Rechenzentrum (DMZ). Melin kann in beiden Varianten eingesetzt werden. Für den ASP-Betrieb bieten wir Server an auf denen Melin fertig zu Betrieb installiert ist und wir den Betrieb überwachen (Managed Service), in den meisten Fällen jedoch läuft Melin im Rechenzentrum oder auf Servern der Kunden. Das hat viele Vorteile: Kundendaten bleiben im Haus. Der Datenaustausch mit CRM-Systemen ist leichter möglich. Inhalte bleiben ebenfalls bis zum Versand im Haus (vor allem wichtig bei sensiblen Daten wie Quartalszahlen, Mitarbeiter-Newslettern als ganzes oder auch nur Attachements in Form von Word-, PDF- oder Excel-Dateien). Zur Datenhaltung aller Melin-Daten kann eine vorhandene Oracle, MySQL, MS SQL oder andere Datenbank genutzt werden. Und der Zugriff ist für Mitarbeiter zum Beispiel per SingleSignOn ist einfacher möglich.

[bearbeiten] Design

genau wie eine Website braucht ein Newsletter ein (möglichst ansprechedes) Design. Stand der Technik ist heutzutage der Versand als Multipart-Mail, hier werden in einer Mail Text und HTML-Version verschickt, und das Empfänger-Mailprogramm (Client) entscheidet welche Version angezeigt wird: Outlook und Lotus Notes zeigen HTML, Blackberry und andere zeigen Text. Zum Start braucht man also zwei Vorlagen für den Newsletter: HTML und Textversion. Bei der HTML-Version kommt erschwerend hinzu daß es viele hundert Mailprogramme gibt, die Optimierung ist daher aufwändiger als eine Website die man für die gängigsten vier bis fünf Browser optimiert. Melin bietet hier übrigens den Layoutcheck an, eine Screenshot-Darstellung des Mailings in den wichtigsten Mailclients.

[bearbeiten] Adressen

Die meisten Newsletter sammeln die Adressen der Abonnenten über die Website ein, meist über An/Abmeldeformulare. Oft werden auch Adressen manuell oder automatisch per CSV Import in Melin importiert. Ebenfalls verbreitet ist der Adressabgleich mit CRM-Systemen. Bei einem Import muss auch bedacht werden wie Melin mit den Abmeldungen und mit ungültigen Adressen verfahren soll. Aus der Melin-Internen Datenbank werden diese Adressen automatisch entfernt.

[bearbeiten] Personalisierung

Melin bietet sehr umfangreiche Personalisierungsfunktionen, zusätzlich kann in Java und PHP eigene Personalisierung direkt in dem Mail-Templates vorgenommen werden. Im Rahmen des Template-Entwurfs werden die personalisierbaren Felder und auch die Datenquellen für die Personalisierung definiert.

[bearbeiten] Versand

Auch vor dem Mailversand müssen einige Grundsatzfragen geklärt werden: zum Beispiel muss die Absenderadresse festgelegt werden. Meistens ist diese immer gleich, es kann aber auch je nach Empfänger der Name von Mitarbeitern eingesetzt werden. In anderen Fällen variiert man die Absenderadresse Sprach- oder Landesabhängig. Auch ist zu klären wie schnell man versenden möchte.

[bearbeiten] Bounce Mails

Jedes Mailing erzeugt Rückläufer, dazu gehören Eingangsbestätigungen, Urlaubsmails, Hardbounces (unzustellbare Mails) - aber auch Anfragen oder sonstiges Feedback der Abonnenten. Melin scannt die Rückläufer und sortiert diese in Bounce-Kategorien ein. Abmeldungen und ungültige Adressen werden automatisch aus der Melin-Datenbank ausgetragen, manchmal muss man jedoch auch externe Systeme informieren (das passiert über die Anpassung des Bounce-Workflows der umfangreiche Möglichkeiten bietet.

[bearbeiten] Statistiken

E-Mail Marketing hat gegenüber anderen Kommunikationsformen den Vorteil daß man direkt messbare Ergebnisse in Form von Klicks und Öffnungen hat. Für ein funktionierendes Clicktracking muss ein Script auf der Firmen-Homepage installiert werden daß die Klicks und Öffnungen erfasst und an Melin weitergibt. Am einfachsten ist es natürlich wenn Melin so installiert wird daß Zugriffe aus dem Internet direkt möglich sind. In vielen Fällen wird Melin jedoch hinter Firewalls direkt in der DMZ installiert damit ein schneller Datenaustausch mit CRM-Systemen und anderen Datenbanken möglich ist. Zur Erfassung ist dann oftmals eine Abstimmung mit der IT nötig, aber bisher wurde immer eine Lösung gefunden.

[bearbeiten] Whitelists, Blacklists, Greylists

Bei einem Massenversand von eigenen Firmenservern muss man immer aufpassen nicht auf Blacklisten zu landen. Das passiert zum Beispiel wenn man zu viele ungültige Adressen bei großen Providern bemailt. Mit einem aktiven Bounce-Management und Adressgewinnung über Double-Opt-In passiert das in der Regel nicht. Wenn Adressen zugekauft werden ist das Risiko schon größer. Melin bietet eine automatische Überwachung der 30 wichtigsten Blacklists und Kontrollen in den Statistiken um Probleme möglichst früh zu erkennen.

Greylisting wird von Melin weitgehend automatisch behandelt, so daß hier keine Aktionen nötig sind.

Und von - vor allem kommerziellen - Whitelisting halten wir bei Melin gar nichts. Das ist ein schöner Marketingtrick, aber ohne Nutzen für die meisten Anwender. Es gibt weltweit über 2000 Whitelists, wenn man einmal damit anfängt sich einzutragen kann man sich nur darum kümmern - und man deckt selbst mit allen nur einen kleinen Bruchteil aller Emailadressen ab. Wichtiger ist die versandten Mails sauber zu kennzeichnen und sich an die gängigen Standards wie MX, VERP und ggf SPF zu halten.Natürlich unterstützt Melin alle diese Verfahren. Dann kommt man nicht nur bei den Freemail-Anbietern an, sondern auch bei allen anderen.

Whitelisting ist entstanden aus dem Versand von Rechnungen per E-Mail statt per Post. Firmen die dies tun sparen viel Geld und schonen die Umwelt. Ein Teil des gesparten Gelds wird indirekt an Freemail-Anbieter gezahlt damit diese Mails immer zustellen, auch wenn viele Empfänger auf den Spam-Button drücken.

Hier wirkt eine Whitelist. Bei einem Versand an Firmenkunden wirkt eine Whitelist nicht, es ist keine Firma weltweit bekannt die ihren Mailfilter oder die Firewall deaktiviert weil ein Absender auf einer Whitelist steht. Dazu zählen immerhin die über 100 Millionen Lotus-Notes-Adressen die zur Zeit aktiv sind.